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2021-09-07(火)19:50

スマホが会社の電話になる!?テレワークに最適なスマホ内線化を解説!

スマホが会社の電話になる!?テレワークに最適なスマホ内線化を解説!

 

▼目次

1.スマホ内線化が人気の理由とは?
1-1.スマホ内線化とは

2.スマホ内線化のメリット
2-1.運用、通話コストを大幅削減
2-2.多様な働き方(テレワークなど)の環境構築に便利
2-3.最新システムで業務効率の最大化 

3.スマホ内線化のデメリット
3-1.市外局番が利用できない場合がある
3-2.通話の品質が安定しない場合がある
3-3.緊急ダイヤルが利用できない
3-4.スマホ内線化の導入時に気を付けたいポイント

4.スマホ内線化にかかる費用相場

5.まとめ
 


 

スマホ内線化が人気の理由とは?

近年、企業でのクラウドサービスの導入がかなり進んできています。
2019年では、6割を超える企業で何かしらのクラウドサービスを利用しています。

 
クラウドサービスを利用している割合
出典:総務省 情報通信白書令和2年版「通信利用動向調査」を加工して作成

 
また、同じく総務省の調査によると、クラウドサービスを利用している理由で46.8%の企業が「場所、機器を選ばずに利用できるから」を挙げています。

 
クラウドサービスを利用している理由
出典:総務省 情報通信白書令和2年版「通信利用動向調査」を加工して作成

 
スマホ内線化は、固定電話の内線機能と同じようにスマホを利用できるため内線通話が「場所を選ばずに」どこでも利用できます。
そのため、大手・中小企業問わず、様々な業種で利用されています。

また、社内間の通話の他に、「会社番号で外線の発着信が可能」なためコールセンター業務のテレワーク化を実現します。

こうした場所を選ばず利用できる点がスマホ内線化の人気につながっています。

 

スマホ内線化とは

スマホの内線化とは、従来の「ビジネスフォン」や「PBX」に実装されていた、「転送」「外線」「内線」などの機能をスマホで利用できるサービスです。

 
スマホ内線化の利用イメージ

 
他にも、通話録音機能やアナウンス機能など、ビジネスフォンで利用できるほとんどの機能を同様に利用できます。
そのため、テレワークやリモートワークの環境構築や固定のオフィスを持たない企業など、新しい働き方の実現ができます。

本記事では、クラウドPBXのサービスを利用したスマホ内線化を解説していきます。

 

スマホ内線化のメリット

スマホ内線化のメリット
スマホ内線化のメリット

 
スマホ内線化をする主なメリットは

メリット1:運用、通話コストを大幅削減

メリット2:多様な働き方(テレワークなど)の環境構築に便利

メリット3:最新システムで業務効率の最大化

が挙げられます。

それでは詳しく見ていきましょう。

 

メリット1:運用、通話コストを大幅削減

スマホ内線化を利用する上で最大のメリットは、運用費や通話料などの通信コストを抑えられることです。

スマホをビジネスフォンの代わりに利用するため、ビジネスフォンは必要最低限の台数で済みます。
併せて、必要電話回線数も減るので運用コストを大幅に削減することが可能となります。

また、従業員間の通話時はスマホ内線化を利用することで、たとえ海外にいる人との通話でも通話料は無料です。

営業や運送業など外出の多い企業や海外出張が多い部署の場合、スマホの内線化による効果はかなり大きくなります。

 

メリット2:多様な働き方(テレワークなど)の環境構築に便利

2つ目のメリットは、働く場所を選ばずに通話ができるため、テレワークなど多様な働き方に対応できます。

それぞれが異なる場所で仕事をすると、意思疎通がうまくいかなかったり、十分な顧客対応ができなかったりとコミュニケーション面の課題が出てきます。
しかし、スマホの内線化を取り入れることによって、これらの課題を解決することが可能です。

例えば従来のビジネスフォンでは、顧客から営業担当者に問い合わせがあった際、担当者が外出しているようであれば折り返しの必要がありました。
スマホを内線として利用することができれば、折り返しの必要がなくなり、よりスムーズに顧客対応をすることができます。

さらに、従来の固定電話の内線用ビジネスフォンを導入する際は場合によっては追加で配線工事が必要でしたが、クラウド上で設定するスマホ内線化は工事の必要はありません
そのため、追加などの設定はすぐに完了します。

 

メリット3:最新システムで業務効率の最大化

3つ目のメリットは、業務効率を改善できるという点です。

WEB電話帳機能が利用できるものであれば、従業員や顧客、取引先の連絡先情報をクラウド上で管理することができます。
これにより社内間で連絡先情報の共有が簡単にできるようになるため、業務の引き継ぎ時などに便利です。

他にも、不在時の折り返しによるコミュニケーションストレスを解消することができます。
タイミングが合わず何度も電話をかける必要があった、そんな経験はないでしょうか。
こうした時間の無駄をなくすことで、業務効率の改善に役立てます。
また、通話録音機能を併せて利用すれば、トラブル時などに応対内容の確認をすることができるので安心です。

 

スマホ内線化のデメリット

スマホ内線化のデメリット
スマホ内線化のデメリット

 
スマホ内線化をする主なデメリットは

デメリット1:市外局番が利用できない場合がある

デメリット2:通話の品質が安定しない場合がある

デメリット3:緊急ダイヤルが利用できない

ことが挙げられます。

それでは詳しく見ていきましょう。

 

デメリット1:市外局番が利用できない場合がある

利用する回線によっても異なりますが、利用していた市外局番がそのまま使えない場合があります。
この場合、050の番号で新たに別の番号を取得する必要が出てきます。

インターネット回線(フレッツ光)などは引継ぎ可能なため、市外局番をそのまま利用したい方は利用している回線を確認してみてください。

 

デメリット2:市外局番が利用できない場合がある

スマホ内線は電話回線ではなく、インターネット回線を利用した通話方法が基本となります。
そのため、インターネット環境によっては、通信環境が安定せずノイズが入ったりハウリングしたりと音声品質が左右される可能性があります。

電波の入りにくい場所で利用する場合は、気をつけましょう

 

デメリット3:緊急ダイヤルが利用できない

「IP回線」を利用したクラウドPBXの場合、110や119などの緊急ダイヤルへの発信ができないため注意が必要です。

緊急ダイヤルへの発信ができるものを探している場合は、フレッツ光などの「光回線」を利用したクラウドPBXを選ぶようにしてください。

 

スマホ内線化の導入時に気を付けたいポイント

スマホ内線化の導入時に気を付けたいポイント
スマホ内線化の導入時に気を付けたいポイント

 
クラウドPBXのスマホ内線化の導入時に気を付けたいポイントは、

・管理画面の使いやすいか

・必要な機能が揃っているか

・利用するインターネット回線を限定されないか

です。

スマホ内線をせっかく導入しても、管理画面が使いづらく必要な機能が揃っていないと意味がありません。
基本的に機能やアナウンスの設定は管理画面上で設定が可能です。
そのため、マニュアル等なくても誰でも簡単に利用できるシンプルな操作性のサービスを選ぶことをおすすめします。

また、利用するインターネット回線を限定されていると、インターネット回線の通信状況に問題があった際などに回線の乗り換えができなくなってしまいます。
そのため、インターネット回線の規定についても導入前に確認しておくようにしましょう

 

スマホ内線化にかかる費用相場

スマホ内線化にかかる費用相場について紹介します。
利用メーカーや台数に応じて、大きく変動するため一概には言えませんが、目安として見ていただければと思います。

 

スマホ内線化の導入費用

まず、スマホ内線化を導入するにはいくつかの方法があります。

主に、

①FMCサービスの利用

②IP-PBXの利用

③クラウドPBXの利用

があります。

大企業では「IP-PBX」を利用されるケースもありますが、費用が一番安い「クラウドPBX」を例に見ていきましょう。

中小企業であれば初期費用は10万円程度となります。

 

【従業員数別の初期費用(目安)】


従業員数

30名以下

31~99名

100名以上

初期費用(目安)

~50,000円程

~200,000円程

200,000円~

 
クラウドPBXが安価に利用できる理由としては、インターネット上に設置するため「複雑な配線や設置工事が不要」「ビジネスフォンが不要」であるためです。

 

スマホ内線化の月額費用

「クラウドPBX」でスマホ内線化した場合、月額費用は5,000円程度が目安となります。
利用する台数に応じて費用が異なりますが、通常台数が多いほど1台当たりの単価は安くなる傾向にあります。

 

まとめ

 
働く場所を選ばない「スマホ内線」のメリット・デメリットを紹介しました。

スマホ内線を活用することで多様な働き方を実現すると共に、通話コストの削減が可能です

一方で、ネット環境に依存したり、利用している回線より制約もあるので、導入には事前の確認を怠らないようにしましょう。

営業など顧客対応が多い部署やテレワークを実施している部署など、まずは部署単位で導入してみるのもおすすめです。
働き方改革の一環として、一度検討してみてはいかがでしょうか。

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