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2015-10-20(火)10:59

企業が会社携帯を管理する際に注力して考えるべきこと

 企業が会社携帯を管理する際に注力して考えるべきこと
企業が法人携帯を社員に支給する場合、その管理方法については、各企業で様々な工夫がなされています。法人携帯を導入している所は徐々に増えつつありますが、ここでは企業として取り組むべき管理方法について紹介していきましょう。

 携帯電話管理の必要性

法人携帯として会社が社員に携帯電話を貸与する場合、様々な制約を設けておく必要があります。社用以外での使用ができないように通話記録などの管理を行ったり、業務に不要なアプリをインストールできないようにしたりするなど、個人のモラルにかかる部分もありますが、社内規定である程度規制をしていくのがいいでしょう。また法人携帯を導入するにあたって、意外に複雑化しやすい事務処理に関しても、キャリアを統一したりするなどの工夫が必要になります。部門や部署毎に異なる法人携帯となると、事務処理が大変になってしまうので、こちらも留意しておきましょう。運用にあたっては、きめ細かいルール作りが必須になり、紛失や盗難に関しての然るべき対策を講じておく必要があります。携帯電話の電話帳に入っているデータを悪用されないようにするために、ロックをかけたり遠隔操作によるデータ消去などができるようにしておくなど、キャリア毎に行われているセキュリティ管理のサービスを有効活用していくのが良いです。機種にもよりますが、GPSによる位置検索や遠隔操作もできるようにもなっているので、適切な使用がなされているか監視する体制も必要になってきます。

 使用状況と使用方針を明確に

法人携帯の使用に関して、その使用目的に沿った使い方をしていくことが求められます。社内規定でしっかりと定めておくのはもちろんのこと、導入に際してはきちんとした社内教育を徹底するなど、意識統一を図ることが前提です。規定に違反した場合の罰則や、紛失・盗難が発覚した時の連絡手順や事後処理などの緊急措置についても明確にしておきましょう。業務場での使用についてどういったケースでの使用が望ましいかということを明示しておき、私的利用ができないようにすることが必要です。使用に際してのモラルを当然守ることも会社の顔として活動する社員に求められてくるので、そうした一般的なルールに関しても規定を作っておくのが良いでしょう。規定に関しては他の企業のものをそのまま流用してしまうということも少なくないようですが、運用については状況別の使用規定や、方針について細かく話し合った上で、社内での使い方に合ったものを策定していくのが望ましいです。

2015-10-09(金)10:59

会社携帯を休日で使うことへの是非

 ビジネスチャンスを逃さないビジネスフォンで会議通話!

社用の携帯電話を使用する場合において、休日でも電話がかかってくる可能性があります。私用の携帯にかかってくる場合でも同様ですが、休日にかかってくる電話の多くは、緊急で仕事に対応しなければならない場合が多く、何かしらの問題が発生したことを示しています。そんな休日の電話に対する対処方法をご紹介していきます。

法人携帯は会社に置いて帰るのがベター

法人 平日はともかく、休日にまで法人携帯を常に携行しておくのは良くありません。一般的には、業務を行う時間ではないので、休日の場合には法人携帯は所定の場所に置いて帰るのが通例です。会社によっては業務終了後は会社に法人携帯を置いて帰ることを義務付けているところもあります。うっかり持ち帰ってしまい、休日に電話がかかってきて休日出勤することになっても、会社側が休日出勤扱いしてくれないということもありえるので、余計な揉め事を増やさないためにも、休日には法人携帯は置いて帰ることが推奨されているのです。

休日の対応は「メール」のみで大丈夫

営業職などで、クライアントからの休日に連絡が回ってくることはしばしばあります。そんな時には、緊急性を伴わないものでなければ、休日明けから対応するということをメールで返信すれば問題ありません。本来ならば休日に無理に対応する必要はなく、また対応する義務もないのです。法的に決められた休日を取ることは法律でも定められた権利なので、それを害することはできないという理屈になります。もし緊急性の高いものであり、早急な対応が求められる場合には、上司と相談して休日出勤扱いにしてもらうことで、手当という形で休日の

補填をしてもらうことが必要でしょう。

会社によっては「休日出勤扱い」になることも
会社によっては、きちんとした休日対応として扱ってくれるところもありますが、ただのサービス残業という所もまだまだ多いのが現状です。クライアントから直接連絡を受ける立場にある場合には、休日に連絡を受ける場合もありえます。その際に緊急で対応しなければならない時には、上司と相談の上で休日での対応をするかどうかを決定しましょう。仮に自己判断で対応してしまった場合には、会社の承認なしで対応したとみなされてしまうので、休日出勤扱いにできないこともあります。休日対応をする場合には、きちんとした上司の了解の下で動くのが鉄則になってくるでしょう。会社の承認が降れば、休日での勤務ということで、残業時間に加えて休日の割増賃金での勤務となってきます。会社側へはどのくらいに終わるのか見積もりを立て、どの程度の緊急性なのかをきちんと伝えた上で、対応していくのがポイントです。

2015-10-06(火)10:52

ソフトバンク社が提供する法人携帯向けサービスをご紹介

 ビジネスチャンスを逃さないビジネスフォンで会議通話!

ここでは、ソフトバンク社が法人向け携帯として展開しているサービスについてご紹介します。利用することで通常より大幅な通話料の削減につながるものも多いので、機種を検討する際にはこれらのプランを他社と比較して、選んでいくとよいでしょう。

スマ放題

スマ放題 は、スマートフォンの契約プランのひとつで、国内通話が24時間無料、データ通信料も定額となっているおとくな プランです。さらに複数回線を購入すると2年間の割引プランも適用されるので、会社としては経費が法人携帯のデータ通信費がほぼ固定されることになります。余ったデータ通信分を共有できるのも強みで、使用者によって偏るデータ通信量にも気にすることなく使えるプランです。一部の有料電話や国際電話については別料金となりますが、営業職など、得意先とのやりとりが多い職種にとってはお得と言えます。

法人長期継続割

この割引制度は、長期間に渡って使用する場合に適用されるもので、最短で6年目から適用が開始されます。親機となる代表電話番号の料金に対して、最高で2160円の割引金額が発生するお得な制度です。契約継続期間は代表回線の契約期間が適用されるので、子機となる回線の契約期間は関係しません。また、割引金額は契約プランによっても金額が変わってくるもので、おおよそ月額利用料金の10%相当に当たる金額となっていて、適用できる契約プランは法人データシェア専用パック(30GBパック)までとなっています。

共有電話帳

このサービスは、契約した端末全ての電話帳を一元管理できるもので、サーバー上に管理されている連絡先のデータを契約端末全てにダウンロード出るというものです。更新や削除した際にも全端末に反映されるので、連絡先が変更になった場合においても手軽に情報が共有できるようになっています。一括管理することで、個々の負担や手間もカットすることができる点で、有用なサービスとなっているほか、部署やグループといったフォルダ管理も簡単に行える機能もついていて、パソコンで電話帳のデータを簡単に編集することが可能です。

ホワイトオフィス

このプランは電話における社内インフラを快適にするもので、社内の固定電話と携帯電話を内線として使用できるようになるというものです。社内はもちろんのこと、社外に出ていても内線として取り次ぐことが可能で、社用で外出中でも会社にかかってきた電話を転送することができるようになります。携帯電話と固定電話を内線としてつなげることが可能になるので、外出していても取り次げるという大きなメリットがあるのが特徴です。

2015-10-01(木)10:29

法人携帯を契約する際に注視すべきポイント

 法人携帯を契約する際に注視すべきポイント

法人携帯を契約する時には、いくつか注目しておくべき点があります。導入前にあらかじめポイントを整理しておき、どのような携帯を導入するべきか、どのようなプランが適当なのかを考えた上で最適の機種を選ぶとよいでしょう。

 誰と話すことが多いのか

携帯電話のプランには指定した電話番号の相手との通話料金が安くなる、あるいは無料になるといったサービスがあります。キャリア間での通話が無料という場合もあるので、かける人数や相手先との平均的な通話時間を考慮した上で、検討しておきましょう。この選択ひとつで、かかる費用が大きく変わってくるので、使い方に合ったプランを選択することが大切です。また、キャリアを選択する際にも社内での使い方に合わせた最適なオプションがあるかどうか、複数の機種を比べてみてシミュレーションを十分に行う必要があります。

どこに電話することが多いのか

契約する際にもう一つ気をつけたいのが、かける相手です。前項でも述べましたが、キャリアによっては指定した番号の通話料金が安くなるということもあるので、一番かける頻度の高い人との通話料金が安くなるように決めておきましょう。契約プランによっては、月額の通話料金がほとんどかからないということもあるので、得意先や取引頻度の多い相手を指定しておくなど、工夫ができるポイントになります。かける相手が固定電話であったり、異なるキャリアでの電話の場合には、多くの場合高い通話料金となるので、そうした事も考慮しながら設定しておくのがポイントです。

いつ電話することが多いのか

契約プランの中には、時間帯によって通話料金が変わってくるものもあります。朝、昼、夜と時間毎に区切られた通話料金となり、通話料金が安い時間帯に多くでんわをかけるようにすると、月額通話料が安くなるというわけです。キャリアや契約プランによって時間帯や料金が大きく変わってくるので、どのような時間帯にかける頻度が高いかをあらかじめリサーチしてから決めるとよいでしょう。

まとめ

法人携帯を契約する際には社内における色々な使用パターンを考慮した携帯を選ぶことが大切です。便利だからといってスマートフォンを選択する必要は無く、最低限の機能を備えていれば問題ないわけです。会社によっては、通話機能のみという場合もあり、業務連絡用に特化した使い方をしているところもあります。必要な機能やオプション、契約プランを絞ればそれなりに経費を安く上げることにもつながりますし、会社にとってもメリットとなる面が大きくなるのです。

2015-09-29(火)17:25

企業が法人携帯を導入すべきメリットまとめ②

 企業が法人携帯を導入すべきメリットまとめ②

業務上の連絡においても個人の携帯を使用しているケースが多く見られます。こうした事態は後々経費として請求される場合もあり、会社としては経理上では水面下の爆弾のような状態に陥ることもあるのでそれなりの対処が必要です。ここでは、社用としての法人携帯を導入するメリットをご紹介します。

電話応対が軽減され、効率アップ

法人携帯を導入することは、様々なメリットがあり、まず電話応対に対する負担が軽減され、業務効率がアップします。個人用と会社用で分けておくことにより、どういった目的でかかってきているのかが明確になり、電話応対のたびに相手の目的がどちらにあるのかということ確認する必要がなくなるからです。電話に出る前のほんの瑣末なことのように思えますが、精神的な負担はそれなりに変わってきます。他にも個人の携帯では使えない便利なツールも使うことができるので、データ通信量を気にせずに気軽に使用でき、業務で必要な情報をいつでも調べることが可能になることから、作業効率アップが見込めるでしょう。

いつでも社内情報にアクセスできる

法人携帯を導入することで、社内情報へのアクセス管理が容易になります。決まった端末からでなければアクセスできない情報として設定しておくことで、携帯電話からいつでもアクセスすることが可能になり、外出先においても効率よく業務を行えるようになるでしょう。また、セキュリティーの面においても、契約時に遠隔操作によるロックや使用停止措置、GPSを使用しての位置検索など、必要な措置が取れるようにすることが可能です。万が一紛失した場合でもいち早く連絡を取ることで情報漏洩などの被害を最小限にとどめることもできます。個人の携帯を使用していた場合には、こうした機能や契約プランになっていないことも多いので、会社の信用に関わるリスクを抑える意味でも大きなメリットがあると言えるでしょう。

経理作業が容易になる

法人携帯を導入することによるメリットは、使用上のことだけではありません。経理作業においても、端末分の費用をそのまま経費として計上できるので、スムーズな経理が可能になります。個人携帯からの費用精算の場合には、私用で使用した分の費用を差し引いて計算しなければならず、項目を管理するうえでも複雑になりがちです。そうした煩わしさを解消する上でも、法人携帯を導入することは、経理作業を軽減し、ひいては人件費の削減にもつながっていきます。また、複数の携帯電話を契約する上でも名義は一つなので、管理が非常に楽になるでしょう。

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