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業務に私用の携帯を使っている場合の懸念点ととるべき方法|お役立ちガイド

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2015-09-21(月)16:50

業務に私用の携帯を使っている場合の懸念点ととるべき方法

 業務に私用の携帯を使っている場合の懸念点ととるべき方法

業務上において携帯電話を使うシーンはいくつかありますが、実際問題として私用と会社用と携帯電話を区別して使っている人こそいますが、業務上必要な連絡においても私用の携帯を使わざるを得ないという状況が多いです。こうした事態において会社と社員との間に生じる問題について紹介していきます。

私用携帯の8割が自己負担

ある統計によれば、業務上の連絡に私用の携帯を使っている人は8割にも上るというデータがあります。こうしたケースは会社としてもあまり問題視しているという自覚がなく、実質的に個人負担としているケースも少なくありません。多くの場合、額としては決して高い値段ではありませんが、業務用の連絡に関して発生する通話料金は立派な経費として認められるべきもので、本来ならば会社側が負担すべきものなのです。しかし、実態としてはこうした認識は会社側・社員側ともに希薄であるため、黙認されているケースが多く、正当な請求であってもトラブルの元に発展することも少なくありません。
退社時、通話料金を請求されるケースも
社員が業務上の連絡のために私用の携帯を使っている場合、その社員が退職した際に、通話料金として支払った金額を一括して請求するというケースもあります。分類としては、立派な経費に当たるので、会社側にわかるように通話記録の一覧を提示すれば、それに関わる通話料を会社側は経費として認めざるを得なくなるのです。基本料金に関しては、私用で使っている分を考慮すると分割請求は厳しいかもしれませんが、通常の通話料金については正当な請求権が発生します。金額が少なければ社員側が泣き寝入りするというケースも少なくないですが、長時間の通話が続いていたりする場合では、それなりの金額になるので、会社側としても対応せざるを得なくなるでしょう。

企業がとるべき方法は・・・

こうした社員とのトラブルを事前に回避する為に、就業規則などに規定を設けておく必要が出てきます。しかるべき対策としては、

〇就業規則に携帯電話手当を規定・支給

就業規則にあらかじめ業務上で発生すると思われる金額を手当として支給するという規定を設けておくのが有効です。個人や業務によって大きく差がでなければ、平均的な金額に少し上乗せする程度で問題ないでしょう。

〇会社の携帯電話を貸与

会社側で契約した携帯電話を、業務上の連絡用として使用してもらう形式にすれば経費の扱いが明確になるので、会社としては安心です。しかし、紛失に伴う会社員の責任が発生するので、使用する社員にとってはリスクが増す要素とも言えます。

〇個人の携帯電話の実費を精算

個人持ちの携帯電話でも、業務上の通話であるという明確な記録を以て手当を支給したり、業務内容に応じた社内規程の金額を支給するという規則を作っておくと、後でごねられるという心配がなくなります。その際に、通話記録を領収書などとともに精算する形であれば、問題も少なくて済むでしょう。”

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