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2015年10月の記事

2015-10-27(火)10:27

紛失する前に読んでおきたい会社の携帯をなくさないコツとなくしてしまった際の対処法

 紛失する前に読んでおきたい会社の携帯をなくさないコツとなくしてしまった際の対処法

仕事をする上で、業務によっては会社から携帯電話を貸与されることがあります。社用の携帯電話は、取扱に十分留意する必要があり、なくしてしまった時には相応の処罰を受けることもあるでしょう。そのような事態に備えての対処方法と対策をご紹介します。

 会社の携帯電話をなくさないコツ

社用の携帯電話というものは、いわゆる会社の財産です。なくしてしまうことは会社に損失を与えてしまうことにもなってしまうので、慎重に取扱をしなければなりません。携帯電話を

無くさないためのコツは、

・服にくくりつけるストラップを付ける(伸びるタイプが便利)
・ポケットに入れない(いつの間にか落とすというリスクを軽減)
・鈴など音の鳴るものをつけておく(落とした際に気づける)
・手元に置く時の保管場所を決めておく(ここにあるという場所を作る)
など簡単な工夫で、リスクを大幅に軽減できます。可能ならばGPSサービスを利用できると、万が一無くしてしまった時にも創作できる手立てが残るので、利用するのも手です。”

 もしなくしてしまったら(各社別)

万が一携帯電話をなくしてしまった時に、まず最初にやるべきことがいくつかありますが、契約している携帯電話会社によって多少異なっています。

DOCOMOの場合

0120-524-360に連絡しましょう。DOCOMOの場合は、この連絡一つで最初にすべき対処が完了します。

AUの場合

緊急停止のための連絡先は0077-7-113ですが、その前にリモートロックや位置探索を試しましょう。緊急停止をしてしまうと、これらの機能が使用できなくなるので、優先して試すと良いです。

SoftBankの場合

0800-919-0157に連絡することと、遠隔位置検索や遠隔ロックなどの機能を利用しましょう。手順は順不同で問題ないですが、位置検索や遠隔ロックは契約時に選択しておかないと利用できないので、利用できるかどうかを事前に確認しておくと良いです。

始末書の文例

携帯電話をなくしてしまい、然るべき対処を行った後には始末書を提出しなければなりません。その内容の一例を紹介します。

代表取締役社長
ΟО 殿

平成○年Ο月Ο日
○○部 氏名 印

始末書

去る平成××年×月×日に、会社より貸与されていた携帯電話を帰宅途中の電車内にて紛失してしまいました。○○駅から××駅の間で紛失したものと思われ、鉄道警察や携帯電話会社への連絡をしたものの、発見には至りませんでした。幸いにも紛失した時点からの時間で不正に使用された形跡は無いようでしたが、アドレス帳には数十件分の顧客データが入っており、待ち合わせなどのやりとりのメールが数件保存されていました。
この度の不始末は、私の不注意が原因であり、深くお詫びするとともに、今後このようなことが無いように会社からの貸与品については細心の注意を払って取扱うことを固くお近いいたします。

以上

2015-10-22(木)10:02

企業が会社携帯を管理する際に見るべきポイントまとめ

 企業が会社携帯を管理する際に見るべきポイントまとめ

企業で管理する携帯電話に関しては、様々な視点から観察していく必要があります。業務外での私的な利用がなされていないか、業務に関係のないアプリがインストールされていないかなど、適正な監視のもとで管理していくことが重要です。ここでは、法人携帯の管理で注視するべき点について紹介していきます。

通話料の把握と精算をしっかりと

基本的なことですが、会社の携帯として運用していくにあたっては、維持管理のコストとして通話料金が発生してきます。使用していなくても基本使用料はかかってくるので、導入した数は適正かどうか、契約したプランで問題ないかを随時吟味しながら運用していくことが必要です。また、個人の携帯電話を業務に使用せざるを得なくなった時にも、その時に発生した通話料などの料金について精算する仕組みを整えておくと良いでしょう。個人の携帯電話を業務に使用した際の通信費を巡ってトラブルになったケースもあるので、少額でも精算していくように取り決めを作っておくのが良いです。一般的には、一律の金額を支給するケースが多く、社員からの申請を元に実費精算するというところもあります。

 貸与する際はルールを決める

当然のように会社の携帯電話として貸与する場合には、会社の決めたルールに従って使用されなければなりません。私的利用はもちろんのこと、業務外での使用に関しても罰則を設けるなどして、然るべき規定を作成しておくことが重要です。また、そうしたルールがあるということを、使用する社員に対して教育していくこともポイントになります。利点の多い携帯電話だからこそ、私的なことに使ってしまいがちになるという事もあるので、その点に関しても強く意識させておきましょう。法人携帯の運用にあたっては、管理部門を設けて各携帯が適正に使用されているかをチェックすることが必要になってきます。会社の規模が大きくなればなるほど、こうした管理体制が重要な役割を担ってくるのです。

携帯各社のセキュリティをよくチェック

携帯電話を取り扱う会社では、各キャリアで法人向けのサービスや契約プランを展開しています。まとめて契約することで安くなるプランや、各携帯を管理するために便利な様々なオプションが多いです。注目すべきはセキュリティに関するもので、万が一の盗難や紛失に備えての適切な対処が出来るかどうかがポイントになります。各社に共通しているサービスは遠隔操作による携帯電話のデータ消去やロック機能で、手元になくとも機密情報に関わるものを消去することが可能です。そのほかにも管理ツールや付随するサービスがありますが、大切なのは使用する企業にとって利用しやすいもの、管理において想定されているリスクをカバーできるものを選んでいくのが良いでしょう。

2015-10-20(火)10:59

企業が会社携帯を管理する際に注力して考えるべきこと

 企業が会社携帯を管理する際に注力して考えるべきこと
企業が法人携帯を社員に支給する場合、その管理方法については、各企業で様々な工夫がなされています。法人携帯を導入している所は徐々に増えつつありますが、ここでは企業として取り組むべき管理方法について紹介していきましょう。

 携帯電話管理の必要性

法人携帯として会社が社員に携帯電話を貸与する場合、様々な制約を設けておく必要があります。社用以外での使用ができないように通話記録などの管理を行ったり、業務に不要なアプリをインストールできないようにしたりするなど、個人のモラルにかかる部分もありますが、社内規定である程度規制をしていくのがいいでしょう。また法人携帯を導入するにあたって、意外に複雑化しやすい事務処理に関しても、キャリアを統一したりするなどの工夫が必要になります。部門や部署毎に異なる法人携帯となると、事務処理が大変になってしまうので、こちらも留意しておきましょう。運用にあたっては、きめ細かいルール作りが必須になり、紛失や盗難に関しての然るべき対策を講じておく必要があります。携帯電話の電話帳に入っているデータを悪用されないようにするために、ロックをかけたり遠隔操作によるデータ消去などができるようにしておくなど、キャリア毎に行われているセキュリティ管理のサービスを有効活用していくのが良いです。機種にもよりますが、GPSによる位置検索や遠隔操作もできるようにもなっているので、適切な使用がなされているか監視する体制も必要になってきます。

 使用状況と使用方針を明確に

法人携帯の使用に関して、その使用目的に沿った使い方をしていくことが求められます。社内規定でしっかりと定めておくのはもちろんのこと、導入に際してはきちんとした社内教育を徹底するなど、意識統一を図ることが前提です。規定に違反した場合の罰則や、紛失・盗難が発覚した時の連絡手順や事後処理などの緊急措置についても明確にしておきましょう。業務場での使用についてどういったケースでの使用が望ましいかということを明示しておき、私的利用ができないようにすることが必要です。使用に際してのモラルを当然守ることも会社の顔として活動する社員に求められてくるので、そうした一般的なルールに関しても規定を作っておくのが良いでしょう。規定に関しては他の企業のものをそのまま流用してしまうということも少なくないようですが、運用については状況別の使用規定や、方針について細かく話し合った上で、社内での使い方に合ったものを策定していくのが望ましいです。

2015-10-09(金)10:59

会社携帯を休日で使うことへの是非

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社用の携帯電話を使用する場合において、休日でも電話がかかってくる可能性があります。私用の携帯にかかってくる場合でも同様ですが、休日にかかってくる電話の多くは、緊急で仕事に対応しなければならない場合が多く、何かしらの問題が発生したことを示しています。そんな休日の電話に対する対処方法をご紹介していきます。

法人携帯は会社に置いて帰るのがベター

法人 平日はともかく、休日にまで法人携帯を常に携行しておくのは良くありません。一般的には、業務を行う時間ではないので、休日の場合には法人携帯は所定の場所に置いて帰るのが通例です。会社によっては業務終了後は会社に法人携帯を置いて帰ることを義務付けているところもあります。うっかり持ち帰ってしまい、休日に電話がかかってきて休日出勤することになっても、会社側が休日出勤扱いしてくれないということもありえるので、余計な揉め事を増やさないためにも、休日には法人携帯は置いて帰ることが推奨されているのです。

休日の対応は「メール」のみで大丈夫

営業職などで、クライアントからの休日に連絡が回ってくることはしばしばあります。そんな時には、緊急性を伴わないものでなければ、休日明けから対応するということをメールで返信すれば問題ありません。本来ならば休日に無理に対応する必要はなく、また対応する義務もないのです。法的に決められた休日を取ることは法律でも定められた権利なので、それを害することはできないという理屈になります。もし緊急性の高いものであり、早急な対応が求められる場合には、上司と相談して休日出勤扱いにしてもらうことで、手当という形で休日の

補填をしてもらうことが必要でしょう。

会社によっては「休日出勤扱い」になることも
会社によっては、きちんとした休日対応として扱ってくれるところもありますが、ただのサービス残業という所もまだまだ多いのが現状です。クライアントから直接連絡を受ける立場にある場合には、休日に連絡を受ける場合もありえます。その際に緊急で対応しなければならない時には、上司と相談の上で休日での対応をするかどうかを決定しましょう。仮に自己判断で対応してしまった場合には、会社の承認なしで対応したとみなされてしまうので、休日出勤扱いにできないこともあります。休日対応をする場合には、きちんとした上司の了解の下で動くのが鉄則になってくるでしょう。会社の承認が降れば、休日での勤務ということで、残業時間に加えて休日の割増賃金での勤務となってきます。会社側へはどのくらいに終わるのか見積もりを立て、どの程度の緊急性なのかをきちんと伝えた上で、対応していくのがポイントです。

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