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2015年9月の記事|お役立ちガイド

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2015年9月の記事

2015-09-24(木)17:00

企業が法人携帯を導入すべきメリットまとめ①

 企業が法人携帯を導入すべきメリットまとめ①

企業が社員に持たせる携帯電話のために、「法人携帯」という契約プランが用意されています。これらのプランでは、通常の契約に比べさまざまなメリットがあります。法人携帯を導入する3つのメリットをピックアップしました。

 通信コストを大幅削減できる

まず、電話料金が通常の契約より割安に設定されていることがほとんどです。そのため、通信コストを大幅に削減することができます。社員同士の連絡や社外への連絡など、どうしても電話をする必要が多いビジネスパーソンの通信コストを下げることは、最終的にはコストの大幅な削減になります。携帯電話を販売するキャリアとしては、数が多ければ多いほど通信量を徴収できるので、多少損をしても一つの会社をまるごと自分のキャリアに収められるということはメリットになるのです。その分、法人携帯を導入した会社にとっても割安な通信量で通話をすることができ、双方にメリットがあるのです。さらに、キャリアによっては利用した通信量によってポイントがつく場合があります。契約した社員のポイントは会社側が一括して管理できるので、ポイントで新しい充電器を購入して社内で公用にするなど、さまざまな利用が可能です。

 他社携帯からの乗り換えがスムーズ

ナンバーポータビリティ制度を活用して、他社の携帯電話から電話番号を変えずに法人携帯を導入することもできます。法人携帯にはコスト削減のメリットがありますが、導入そのものにコストがかかるかもしれないとしり込みをしていた方もいらっしゃるかもしれません。しかし、法人携帯の導入において他社携帯からの乗り換えや最適なプランの提案などは、キャリア側に頼めばすべて行ってくれ、実際にかかる費用はほとんどありません。法人契約の携帯電話の導入方法については、どのキャリアも相談窓口を設けていますので、わからない点はまずは相談してみてどの程度のコストが軽減するか、どの程度の期間で行えるか確認すると良いでしょう。

個人情報漏洩リスクに対処しやすい

企業から支給する携帯に使うためのセキュリティシステムも提案されています。プライベートの携帯電話では、顧客情報の漏えいやメールの内容が残ってしまうことなど、さまざまな問題があります。また、社員の退職によっても機密情報が漏えいすることも考えられます。法人契約の携帯電話では、セキュリティシステムによるソフト面でのセキュリティ管理、また特別に社内ルールを定めることによりハード面でもセキュリティ管理が可能で、企業とキャリアとの連携でロックをすることも可能なため、セキュリティの向上にも役立ちます。

2015-09-21(月)16:50

業務に私用の携帯を使っている場合の懸念点ととるべき方法

 業務に私用の携帯を使っている場合の懸念点ととるべき方法

業務上において携帯電話を使うシーンはいくつかありますが、実際問題として私用と会社用と携帯電話を区別して使っている人こそいますが、業務上必要な連絡においても私用の携帯を使わざるを得ないという状況が多いです。こうした事態において会社と社員との間に生じる問題について紹介していきます。

私用携帯の8割が自己負担

ある統計によれば、業務上の連絡に私用の携帯を使っている人は8割にも上るというデータがあります。こうしたケースは会社としてもあまり問題視しているという自覚がなく、実質的に個人負担としているケースも少なくありません。多くの場合、額としては決して高い値段ではありませんが、業務用の連絡に関して発生する通話料金は立派な経費として認められるべきもので、本来ならば会社側が負担すべきものなのです。しかし、実態としてはこうした認識は会社側・社員側ともに希薄であるため、黙認されているケースが多く、正当な請求であってもトラブルの元に発展することも少なくありません。
退社時、通話料金を請求されるケースも
社員が業務上の連絡のために私用の携帯を使っている場合、その社員が退職した際に、通話料金として支払った金額を一括して請求するというケースもあります。分類としては、立派な経費に当たるので、会社側にわかるように通話記録の一覧を提示すれば、それに関わる通話料を会社側は経費として認めざるを得なくなるのです。基本料金に関しては、私用で使っている分を考慮すると分割請求は厳しいかもしれませんが、通常の通話料金については正当な請求権が発生します。金額が少なければ社員側が泣き寝入りするというケースも少なくないですが、長時間の通話が続いていたりする場合では、それなりの金額になるので、会社側としても対応せざるを得なくなるでしょう。

企業がとるべき方法は・・・

こうした社員とのトラブルを事前に回避する為に、就業規則などに規定を設けておく必要が出てきます。しかるべき対策としては、

〇就業規則に携帯電話手当を規定・支給

就業規則にあらかじめ業務上で発生すると思われる金額を手当として支給するという規定を設けておくのが有効です。個人や業務によって大きく差がでなければ、平均的な金額に少し上乗せする程度で問題ないでしょう。

〇会社の携帯電話を貸与

会社側で契約した携帯電話を、業務上の連絡用として使用してもらう形式にすれば経費の扱いが明確になるので、会社としては安心です。しかし、紛失に伴う会社員の責任が発生するので、使用する社員にとってはリスクが増す要素とも言えます。

〇個人の携帯電話の実費を精算

個人持ちの携帯電話でも、業務上の通話であるという明確な記録を以て手当を支給したり、業務内容に応じた社内規程の金額を支給するという規則を作っておくと、後でごねられるという心配がなくなります。その際に、通話記録を領収書などとともに精算する形であれば、問題も少なくて済むでしょう。”

2015-09-16(水)16:49

会社の携帯を紛失してしまった際の始末書の書き方

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会社からの貸与物である携帯電話をなくしてしまった時には、会社に対して謝罪と再発防止、及び寛大な処置を請う始末書を作成しなければなりません。文面としてどのようなことを書かなければならないのかをまとめて紹介していきます。

1、内容に関して

〇要点(いつ、どこで)を簡潔に

始末書を書く際には、書き出しに無くした時間と、無くしたと思われる場所を明記しておく必要があります。具体的に書く必要がありますが、あくまで簡潔にということを頭に入れておき、文章が長くならないように配慮しましょう。また、その時にどのような対処を行ったかどうか、探すための努力はしたかどうかも書いておく必要があり、想定される会社への被害(個人情報の漏洩など)についても書いておくと良いです。携帯電話内の個人情報に関しては、取引先の信用にも関わることなので、日頃から携帯電話のロックをしていたか、やりとりに関して漏洩してはいけない内容のメールが残っていないか、ということについても言及しておきましょう。

〇二度と繰り返さない意思を明確に

始末書に含めなければならない内容として大事なのは、二度と繰り返さないという旨を明確に記しておくことです。再発防止についてどのような対策を講じるか、会社からの貸与物を紛失してしまったことにに対する謝罪と、二度と繰り返さないという強い意志を誓約することを記しておきましょう。”

2、作成に関して

〇必ず手書きで

始末書は全て手書きで書くのが基本です。手書きで書く事により、自身の謝罪に対する意思や誠意を見せることにもつながるので、文面の書式を含めて全て手書きで書くようにしましょう。会社によっては、各項目を記入するだけのフォーマットが存在することもありますが、基本的には手書きで書くということになります。また、書く内容については上司に相談するなどして粗相の無いようにするのも大事で、作成に関しては適切なアドバイスを受けるようにしたほうがよいでしょう。

〇今後の対策を書く

始末書には、再発防止のための対策を書いたほうが良いということは先ほど述べました。再発させない上でどのような対策を講じるかについては、決まりきった対策というのはありませんが、基本的には、無くしてしまった原因に対してどのように対処すべきであったか、という答えを出すということを念頭に対策を考えるのが良いです。また、より広い意味で紛失しないようにするための対策となれば尚良いですが、実行に対して労力を伴うものであれば、本当にできるのかを疑われてしまうので、簡潔且つ効果の高い対策を考えておく必要があります。

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